Le changement technologique de l’Office espagnol des brevets et des marques

Dans la société actuelle de l’information, au sein de laquelle la connaissance et les nouvelles technologies ont acquis une importance particulière dans un processus de changement continu, l’Office espagnol des brevets et des marques (OEPM) est à la fois témoin d’exception et principal protagoniste de ce changement technologique.

D’une part, l’OEPM fait face au défi de convaincre les petites et moyennes entreprises (PME) espagnoles que, très probablement, une grande partie des informations technologiques dont elles ont besoin pour développer leurs activités est à portée de leurs mains. Les professionnels de l’information indiquent que 95% des informations à caractère technique dont a besoin une entreprise pour développer ses opérations est disponible, la majorité d’entre elles étant même gratuites. Dotée d’une valeur extraordinaire, tant par son volume que par sa structure et son accessibilité, cette information technologique permet aux entrepreneurs de connaître l’état de la technique d’un secteur commercial à un moment précis.

En plus de fournir des services d’information technologique de grande valeur ajoutée, l’Office espagnol des brevets et des marques déploie de grands efforts en vue de disposer de toutes les informations possibles dans ses bases de données de brevets consultables gratuitement. Le succès expérimenté au cours de l’année 2005 est indiscutable : plus de 1 700 000 accès à la base de données et plus de 1 300 000 documents téléchargés.

D’autre part, l’OEPM connaît également un processus d’intégration du changement technologique dans sa culture organisationnelle. A cette fin, l’Office a initié au cours des dernières années le développement d’une vaste stratégie qui, à long terme, devrait convertir l’OEPM en un office numérique, capable de fournir tous ses services par voie électronique.

En ce sens, et conformément aux engagements pris par l’Administration électronique (Administración Electrónica), de nouveaux services électroniques ont été récemment mis à la disposition du public, tels que le Registre télématique des ressources (Registro Telemático de Recursos) en avril 2005, ou le Service de demande de marques par voie électronique (Servicio de Solicitud Electrónica de Marcas) au mois de juillet de cette même année. En à peine sept mois de fonctionnement, ce second service a connu un grand succès auprès des citoyens, 39,89% des demandes de marques et 44,31% des noms commerciaux ayant été présentés via Internet au cours du mois de janvier dernier. L’utilisation de ce service allie les avantages de l’Administration électronique (accessibilité, rapidité, efficacité, proximité, et service 24h/24) à un bénéfice économique considérable pour l’utilisateur, puisque les demandes déposées de cette façon bénéficient d’une réduction de 15% des taxes de demande.

Le futur changement de siège, prévu pour le mois d’avril de cette année, constitue également un nouvel élan pour le changement technologique de l’OEPM, puisque cela lui offre l’opportunité unique d’achever le processus déjà entamé de modernisation des infrastructures technologiques. Par ailleurs, les restrictions d’espace physique pour les archives dans le nouveau bâtiment obligent également à progresser vers la numérisation des fonds de documents que possède l’OEPM.

En 2006, le nouveau site Internet de l’OEPM sera également mis en marche. Ce nouveau portail, plus attractif pour l’utilisateur et disposant d’une nouvelle structure de contenus, est créé dans le respect des critères de conception, d’accessibilité et de multilinguisme du Ministère des administrations publiques. À court terme, celui-ci constituera le cadre idéal pour l’intégration de nouveaux services, comme la possibilité de réaliser des paiements électroniques sans que soit nécessaire une inscription préalable, ou la demande par voie électronique de brevet national, qui s’ajoutera aux demandes électroniques de brevet européen et de brevet international PCT déjà disponibles.

Le succès de l’intégration du changement électronique ne dépend pas uniquement d’une nouvelle technologie suffisamment avancée, ni d’une nouvelle conception appropriée de tous les documents afin qu’ils puissent être traités électroniquement. L’effort le plus important, et surtout le plus difficile, que nous devons fournir est la réalisation du changement de culture organisationnelle : l’OEPM ne pourra répondre aux demandes provenant d’un environnement en changement continuel que si nous réussissons à mettre en place de nouvelles formes de travail et de nouvelles offres de service.

Auteur : Teresa Mogín Barquín, Directrice de l’OEPM

Source : www.ipr-helpdesk.org